7 công nghệ hệ thống sẽ nâng cấp phòng họp trực tuyến của bạn

Hãy xem xét 7 cách sau để tăng năng suất thông qua thiết kế phòng hội thảo

1. Nâng cấp kết nối của bạn

Tất cả các công nghệ phòng hội nghị hiện đại mà ngân sách của bạn có thể mua sẽ không giúp bạn thoát khỏi kết nối internet chập chờn. Các cuộc gọi bị hủy, video pixel và âm thanh chói tai sẽ không gây ấn tượng với khách hàng, sẽ làm các nhà cung cấp thất vọng và sẽ lãng phí thời gian của nhân viên. May mắn thay, Wi-Fi yếu hoặc băng thông quá tải là những vấn đề dễ dự đoán và ngăn chặn. Hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ mạng về cách cải thiện đường truyền interner của bạn để đảm bảo độ tin cậy và tốc độ cấp doanh nghiệp. Một nhà cung cấp CNTT tốt sẽ không loại bỏ phần cứng cũ của bạn và thay thế nó bằng thứ mới nhất. Thay vào đó, họ sẽ đánh giá cẩn thận các điểm yếu của hệ thống hiện tại so với các nhu cầu dự kiến ​​của bạn để đưa ra các đề xuất thân thiện với ngân sách cho các kết nối mới của bạn.

7-cong-nghe-he-thong-se-nang-cap-phong-hop-truc-tuyen-cua-ban

2. Chọn kết hợp đúng micro và loa

Âm thanh là chìa khóa liên kết nhất của con người. Đó là lý do tại sao bất kỳ kỹ sư âm thanh giỏi nào cũng có thể nói với bạn rằng chất lượng âm thanh quan trọng đối với người xem hơn là chất lượng video . Mọi người sẽ chịu đựng một video pixel, nhưng ngay khi âm thanh bị méo , không ai có thể chấp nhận. Nếu bạn đang phát trực tiếp một cuộc hội thảo, điều đó có nghĩa là người xem tắt bạn theo nghĩa đen, còn nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp trực tuyến, thì cuộc họp sẽ không thể tiếp tục. Dù bằng cách nào, chất lượng âm thanh kém dẫn đến một môi trường không có chức năng.

Bạn có thể tránh vấn đề này bằng cách mua đúng micro và loa chất lượng. Để xác định thiết bị âm thanh nào bạn cần, hãy xem xét mục đích trang trí và phòng của bạn. Rèm, thảm và ghế có thể ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh. Là phòng của bạn được xây dựng và trang bị để hấp thụ sóng âm? Nếu tất cả mọi người đang ngồi ở một cái bàn trong một căn phòng nhỏ, thì một mic đơn hướng, đa hướng có lẽ là tốt. Đối với một không gian rộng hơn với những người đi bộ xung quanh, bạn sẽ muốn gắn mic và loa trên trần nhà như một phần của thiết kế phòng hội nghị của bạn.

3. Đầu tư vào một màn hình hiển thị chất lượng

Chỉ vì âm thanh cuộc họp đã ổn không có nghĩa là bạn có thể tiết kiệm màn hình khi mua thiết bị phòng hội nghị. Phần lớn giá trị của hội nghị xuất phát từ khả năng của người tham gia trong việc phát hiện các tín hiệu thị giác, cảm thấy được kết nối với các đồng nghiệp của họ và chia sẻ các bài thuyết trình và màn hình làm việc. Màn hình hiển thị sẽ phụ thuộc vào kích thước không gian của bạn và các thiết bị phòng hội nghị khác của bạn. Đối với một căn phòng nhỏ, màn hình 42 “-50” có thể sẽ đủ. Một phòng họp kích thước thông thường có thể yêu cầu một hoặc hai màn hình từ 60 “-94” hoặc có thể là một hệ thống màn hình ghép nhỏ 1×3 hoặc 2×2. Trong khán phòng, bạn có thể sẽ cần một cái gì đó lớn hơn nhiều, có thể là một màn hình ghép cỡ lớn hoặc máy chiếu laser cao cấp. Đảm bảo màn hình cũng cung cấp 4K và âm thanh chất lượng cao. Khi thiết lập phòng, bạn sẽ muốn gắn màn hình ở hoặc ngang tầm mắt khi đứng.

4. Đảm bảo bạn có sự hỗ trợ và sửa chữa kịp thời

Thiết lập phòng hội nghị của bạn sẽ cần hỗ trợ và bảo trì thường xuyên. Bộ phận CNTT của bạn có thể xử lý việc đó không? Nếu không, bạn có nên thêm nhân viên vào nhóm đặc biệt để hỗ trợ phòng hội nghị không? Hay bạn nên hợp đồng với một nhà cung cấp dịch vụ được quản lý? Câu trả lời đúng cho bạn sẽ phụ thuộc vào cách tiếp cận của công ty bạn đối với dịch vụ và sửa chữa công nghệ thông tin. Hãy nhớ rằng đội ngũ IT của bạn có thể không bao gồm chuyên môn về thiết bị hội thảo trực tuyến. Bạn sẽ muốn một chuyên gia có thể thực hiện cài đặt, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp và đào tạo. Điều tốt nhất chúng tôi có thể khuyên bạn là nên chọn một nhà cung cấp dịch vụ uy tín để được hỗ trợ kịp thời khi có vấn đề xảy ra.

5. Làm cho lịch trình phòng hội nghị dễ dàng

Nhân viên quản trị của bạn muốn chắc chắn đúng người nhận được đúng phòng và đúng thời điểm. Bạn có thể giúp với điều đó bằng cách giúp bạn dễ dàng lên lịch cho phòng hội thảo với một cái gì đó tốt hơn so với các tờ đăng ký, Google Docs và email. Nhiều gói phần mềm cho phép nhân viên lên lịch phòng họp ngay từ thiết bị cá nhân của họ.

Bảng lập lịch được gắn bên ngoài phòng họp của bạn cũng có thể làm cho các cuộc họp đặt phòng đơn giản. Bằng cách cho phép bất cứ ai trong tổ chức của bạn xem phòng có sẵn hoặc đang sử dụng, bạn giảm thiểu sự thất vọng liên quan đến việc nhân viên đặt phòng đôi hoặc không thể tìm thấy một nơi thuận tiện để gặp gỡ. Bảng lập lịch cũng hiển thị các cuộc họp sắp tới và các khung thời gian mở, cho phép người dùng đặt cuộc họp ngay tại chỗ. Tìm một hệ thống bảng lập lịch tích hợp với ứng dụng lịch của tổ chức của bạn, cho phép người dùng đặt phòng khi họ tạo lời mời họp.

6. Đào tạo nhân viên cách sử dụng công nghệ

Một trong những mối quan tâm lớn nhất mà chúng tôi nghe được từ các khách hàng mới là công nghệ và hệ thống trong phòng họp của họ không thân thiện với người dùng – nói chung là vì chúng đã lỗi thời. Bởi vì không ai ở nơi làm việc biết cách sử dụng hệ thống video âm thanh của phòng hội thảo, nên nó không được sử dụng.

Tin tốt – hầu hết các công nghệ hiện tại rất thân thiện với người dùng. Bạn chỉ cần nâng cấp! Chúng tôi khuyên dùng thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến AVer. Hệ thống sử dụng giao diện đơn giản, dễ nhìn với hơn 32 ngôn ngữ khác nhau. AVer dễ dàng tương thích với các thương hiệu khác cũng là một lợi thế.

Mặc dù công nghệ phòng họp của bạn phải thân thiện với người dùng nhất có thể, nhưng điều quan trọng là phải dạy cho nhân viên của bạn cách sử dụng các công cụđấy. Hướng dẫn họ cách tham gia cuộc gọi hội nghị, chỉ cho họ cách làm việc với bảng điều khiển cảm ứng chính. Cung cấp cả phiên nhóm lớn và một buổi, và cho phép mọi người thực sự chạm và sử dụng thiết bị dưới sự giám sát trước khi ngày trọng đại đến. Một giờ đầu tư vào đào tạo bây giờ có thể cứu bạn khỏi một cuộc họp bị hủy hoại sau đó.

Các thành viên trong nhóm của bạn càng cảm thấy thoải mái và có năng lực với các công cụ bạn có, họ càng có khả năng sử dụng chúng – do đó cuối cùng làm cho trải nghiệm phòng họp trực tuyến  đáng sợ trở nên hiệu quả và thú vị hơn.

7. Tăng cường chia sẻ nội dung với Hệ thống trình bày không dây

Nội dung từ máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thường là tâm điểm của bất kỳ cuộc họp nào cho dù bạn kết nối các nhóm làm việc trong một cuộc họp video hoặc tổ chức một cuộc họp giữa những người trong tòa nhà.

Mặc dù kết nối cáp là một yếu tố chính của bất kỳ phòng họp nào, nhưng nó thường đặt ra những hạn chế và thách thức. Đầu tiên, chỉ một người tại một thời điểm có thể hiển thị màn hình của họ. Sau đó, có sự phân tâm khó xử khi đi cáp xung quanh để cho phép người khác chia sẻ hoặc phải đổi chỗ với ai đó vì bạn đang ngồi quá xa để dây cáp có thể chạm tới. Hơn nữa, cáp HDMI chỉ kết nối với máy tính xách tay của bạn. Nếu bạn muốn kết nối máy tính bảng hoặc điện thoại, bạn phải có sẵn một bộ chuyển đổi đặc biệt.

Chúng ta đã quá quen với việc kết nối điện thoại của mình với Bluetooth để nghe nhạc hoặc gọi điện thoại, tại sao không mong muốn làm điều tương tự để chia sẻ nội dung? Đó là nơi có hệ thống thuyết trình không dây. Các hệ thống thuyết trình không dây như Solstice và Airmedia đơn giản hóa việc liên kết nội dung với màn hình. Các hệ thống này cho phép mọi người trong phòng kết nối máy tính xách tay, điện thoại hoặc máy tính bảng của họ bằng ứng dụng đã tải xuống hoặc khả năng chia sẻ màn hình gốc đã được tích hợp trong các thiết bị Windows, MAC, Android và iOS.

Ngoài việc đơn giản là loại bỏ những hạn chế, sự lộn xộn và phiền nhiễu gây ra bởi việc đi dây cáp xung quanh và tìm kiếm bộ điều hợp, hệ thống trình bày không dây có thể cung cấp một loạt các tính năng nâng cao. Chẳng hạn, mọi người trong phòng có thể kết nối và chia sẻ màn hình của họ, nhiều màn hình có thể được nhìn thấy cùng một lúc và các thành viên trong nhóm ở các vị trí khác cũng có thể kết nối và chia sẻ. Ngoài ra, khi không sử dụng phòng, hệ thống thuyết trình không dây có thể hiển thị thông báo khẩn cấp và thông tin trên màn hình nếu cần thiết.

Rate this post

ĐỂ LẠI BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here